Project Administration & External Workforce Coordination | m/w/d

Hybrid, Berlin, Frankfurt, Hamburg, Ismaning, Köln

Vollzeit

Festanstellung

Deine Aufgaben

Du bist ein Teamplayer, authentisch, offen und gehst Herausforderungen mit einer positiven Einstellung an? Dann passt du perfekt zu uns!

Du stellst sicher, dass alle administrativen Schritte in unseren Beratungsprojekten – von der initialen Beauftragung über die Projektlaufzeit bis zum Abschluss – vollständig, korrekt und termingerecht umgesetzt werden.
Die Vorbereitung und Pflege von Bestellungen, Verträgen, Laufzeiten, Konditionen sowie projektbezogenen Daten liegt in deiner Verantwortung, sodass jederzeit Transparenz über laufende Einsätze besteht.
Als zentrale administrative Ansprechperson unterstützt du Projektleitungen im Tagesgeschäft, koordinierst Abstimmungen und sorgst dafür, dass organisatorische und prozessuale Themen reibungslos gelöst werden.
Eingereichte Leistungsnachweise und Abrechnungsunterlagen prüfst du auf Vollständigkeit und Plausibilität, klärst Rückfragen und Abweichungen.
Bestehende Abläufe hinterfragst du kontinuierlich, identifizierst Optimierungspotenziale und entwickelst Prozesse, Vorlagen und Standards weiter, um Qualität, Effizienz und Transparenz nachhaltig zu verbessern.

Dein Profil

Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Organisation oder einer vergleichbaren Fachrichtung und bringst damit eine solide Grundlage für diese Rolle mit.
Erfahrung im Backoffice- und/oder Projektmanagement, idealerweise im Beratungs- oder Dienstleistungsumfeld, ermöglicht es dir, die Dynamik eines Beratungsunternehmens schnell zu verstehen und Verantwortung zu übernehmen.
Eine strukturierte, sorgfältige und prozessorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch hilft dir, auch in einem projektgetriebenen Umfeld mit wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten.
Der souveräne Umgang mit Verträgen, Zahlen und administrativen Prozessen stellt sicher, dass auch bei mehreren parallelen Projekten Verlässlichkeit und Transparenz gewährleistet sind.
Besonders gut passt die Rolle zu dir, wenn du Freude daran hast, im Hintergrund entscheidend zum Projekterfolg beizutragen, Verantwortung zu übernehmen und Prozesse in einem Beratungsumfeld aktiv mitzugestalten.

Dein Einstieg bei uns

Bei uns findest du ein Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative und Zusammenarbeit auf Augenhöhe geschätzt werden. Dich erwarten spannende Projekte, vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten sowie ein flexibles Arbeitsmodell mit fairer Vergütung.

Ein strukturierter Einstieg mit zweitägigem Onboarding in Frankfurt, Buddy-Programm und internen Netzwerken sorgt dafür, dass du dich von Anfang an willkommen fühlst. Wir bieten dir maximale Flexibilität – mit Gleitzeit, mobilem Arbeiten und der Möglichkeit, zeitweise aus dem Ausland zu arbeiten.

Mit 30 Urlaubstagen und zusätzlichen freien Tagen bei besonderen Anlässen sowie einem Zeitwertkonto für längere Auszeiten schaffst du dir Freiraum für das, was dir wichtig ist.

Unser internes Trainingscurriculum, ergänzende Lernformate und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten unterstützen dich auf deinem persönlichen Karriereweg. Der Austausch untereinander wird durch regelmäßige Events, interne Netzwerke und unsere Feedbackplattform miaX aktiv gefördert.

Zudem profitierst du von einer bezuschussten Urban Sports Club-Mitgliedschaft, exklusiven Vergünstigungen über Corporate Benefits und flexibler Mobilität – ob mit JobRad, Dienstwagen oder BahnCard. Deine dienstliche IT darfst du selbstverständlich auch privat nutzen. Und weil wir dein Netzwerk schätzen, belohnen wir erfolgreiche Empfehlungen mit einer attraktiven Prämie.

Unsere Arbeit erfolgt in einem hybriden Modell: Je nach Projektanforderungen arbeitest du mobil (remote), in einer unserer Geschäftsstellen oder direkt beim Kunden vor Ort.

Dein Kontakt zu uns

Bewirb Dich direkt oder sende uns Deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Gehaltswunsch und mögliches Eintrittsdatum) per E-Mail an: career@msg-advisors.com.

Mehr über uns:
https://linktr.ee/msgindustryadvisors
Du hast Fragen oder suchst weitere Informationen zur Stelle oder den Karrieremöglichkeiten bei msg industry advisors?
Sprich uns gerne an:
Tel.: +49 69 580045-4003
E-Mail: career@msg-advisors.com

Über uns

Wir sind msg industry advisors.

Als Teil der msg-Unternehmensgruppe mit weltweit mehr als 10.000 Mitarbeitenden sind wir Branchenspezialisten, sprechen die Sprache unserer Kunden und begegnen ihnen auf Augenhöhe.

Unternehmen der Pharma-, Chemie-, Biotechnologie- und Medizintechnik-Branche vertrauen für ihre Entwicklung auf die msg industry advisors (kurz "mia"). Unser Leistungsspektrum reicht dabei von der Management- über fachliche Prozess- und Organisations-Beratung bis zur Digitalisierung und Implementation von IT-Systemen.

Wir sind ein Unternehmen für engagierte Menschen, die unsere Grundwerte teilen, an Teamgeist glauben und nach Spitzenleistungen streben. Dies ist unsere Grundlage für Wachstum und persönliches Wohlbefinden. Als Team bringen wir Branchenführer in einem sich ständig verändernden Umfeld voran und setzen uns dafür ein, der wertvollste Partner für unsere Kunden und ein Vordenker in unseren Kernmärkten zu sein.

Unser Beitrag führt zu einer besseren Zukunft – für unsere Kunden, unsere Kolleginnen und Kollegen, unsere Familien und die Gesellschaft.

Unser Claim: #advancingindustryleaders